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Office 365 : bienvenue dans l’ère du travail collaboratif
Plus d’1,5 milliard de personnes utilisent aujourd’hui au moins un produit Microsoft Office sur son ordinateur ou son appareil mobile. Word, Excel, Powerpoint sont incontournables dans les entreprises, malgré une rude concurrence. Depuis 2011, la question de la forme d’utilisation de la suite Office se pose à beaucoup de DSI : pourquoi lâcher Office 2019 et passer à Office 365, sa version SaaS ?
Acheter une licence Office ou faire des mises à jour ?
Les logiciels de la suite Office de Microsoft se sont rapidement imposés comme des standards d’entreprise à partir des années 90 : Word (traitement de texte), Excel (tableur), PowerPoint (présentations et slide-shows), Access (Système de base de données) et Outlook (mails, calendriers et tâches) sont devenus des références internationales extrêmement difficiles à contourner dans les entreprises, même encore aujourd’hui, après 30 ans de carrière, que ce soit sous Windows, MacOS, iOS ou Android.
Microsoft Office 2019 marque cependant le début de la fin pour ses entreprises clientes. Cette toute dernière version succède à celle de 2016. Elle fonctionne sous forme de licence à installer sur chaque poste d’utilisateur. Ainsi, pour les PME, 1 poste = 1 licence. Pour simplifier la gestion des licences et des achats, le mode de commercialisation se fait au travers d’un contrat de distribution déclaratif appelé « contrat Open« . Ces contrats permettent d’ajuster au mieux, au fil de l’eau, les quantités de licences autorisées et leurs versions.
D’année en année depuis 1989, les versions d’Office ont évoluées régulièrement, chaque DSI effectuant la mise à jour de son parc de façon centralisée et globale. Passer d’une version à l’autre par le système de la mise à jour coûte toujours bien moins cher que d’acheter une licence.
Office 2019 marque un gros changement : la licence est commercialisée par Microsoft de façon dite « définitive ». Terminées les mises à jour. Si vous souhaitez faire évoluer votre version d’Office dans les prochaines années, vous devrez l’acheter… au plein tarif.
Office 365, comment ça marche ?
Avec Microsoft 365 (encore communément appelé Office 365), les cartes sont complètement redistribuées. L’offre du géant de Redmond est commercialisée sous forme d’abonnement. Autrement dit, vous n’achetez pas une suite logicielle, vous la louez. C’est une offre SaaS (Software as a Service), déclinée en plusieurs versions selon usages et tailles des entreprises. Cette offre s’adresse également aux particuliers, aux associations et aux étudiants.
La promesse d’Office 365, c’est de pouvoir travailler depuis n’importe où, avec plusieurs machines et de toujours retrouver ses logiciels disponibles partout, ainsi que tous ses documents. La valeur ajoutée : la solution s’inscrit dans un cadre de travail collaboratif, donc un cadre professionnel. Les logiciels les plus connus de bureautique produisent des contenus interactifs partagés en temps réel avec les collaborateurs. En d’autres termes, il est très facile de travailler à plusieurs sur les mêmes documents, ensemble au même moment, avec une gestion simple des versions des livrables.
La messagerie est gérée par Microsoft Exchange, Planner gère les tâches et Teams, couteau suisse d’Office basé sur Sharepoint, permet d’assurer le chat, la visioconférence, le partage communautaire, la constitution d’Intranets dédiés à chaque projet, de bases de connaissances, d’enquêtes, de systèmes de votes, etc…
On n’est plus propriétaire des licences, mais on profite d’un service toujours à jour moyennant un abonnement mensuel ou annuel. Le type d’abonnement est évolutif et suit en cela l’évolution des besoins de l’entreprise, quelle que soit sa taille. En l’occurrence, ce système est particulièrement intéressant pour les PME.
Pourquoi choisir une offre Office 365 pour son entreprise ?
Chez WANDesk Infogérance PME et Cloud à Paris, nous proposons un ensemble de kits informatiques basés sur Microsoft 365. Consultez-nous pour déterminer ensemble la version online de la suite Microsoft 365 qui correspond le mieux à vos usages. Les avantages de l’offre sont nombreux, à commencer par le fait que vous pouvez travailler ensemble indifféremment sous tous les OS possibles : MacOS, Windows, iOS, Android et Linux (pour une utilisation en ligne).
Prenons par exemple l’une des offres phare : Microsoft 365 Business Standard à 10,50€ par mois par utilisateur. Ce dernier, une fois identifié, retrouvera, dans son navigateur, tous les logiciels dont il aura besoin pour produire. Même chose sur son téléphone ou sa tablette. L’offre inclut tous les logiciels de la suite Office Premium, Teams, One Drive, Outlook et Exchange.
En effet, en complément d’un usage professionnel, chaque utilisateur pourra installer Office 365 sur 4 machines personnelles, ses smartphones et ses tablettes. Ces logiciels installés sur l’ensemble de vos machines se synchronisent en temps réel avec leur version Cloud.
Par ailleurs, tous les comptes d’une même entreprise sont connectés entre eux, peu importe avec quelle machine ils sont utilisés. En quelques minutes, vous créez projets et groupes de travail avec partage instantané des informations et des ressources. Plus besoin non-plus de se stresser avec l’enregistrement des documents : ces derniers s’enregistrent automatiquement dans le Cloud au fur et à mesure de leur création, quasiment à chaque frappe de touche du clavier… Les étourdis du Fichier / Enregistrer peuvent désormais travailler sereinement.
Stocker tout dans le Cloud
Améliorez votre plan de sauvegarde, appuyez vous autant que possible sur les possibilité de stockage dans le Cloud offertes par Office 365. En effet, chaque utilisateur dispose d’un Téraoctet de stockage individuel et 10 Gigaoctet de stockage partagé.
Un volume de données significatif et particulièrement intéressant qui complètera avantageusement les possibilités d’hébergement de vos données et vos Systèmes (par la mise en oeuvre d’un Cloud hybride par exemple). Ne plus perdre son travail, ses mails, ses contacts, même en cas de vol ou de perte de sa machine voilà une réponse concrète pour enrichir son Plan de Continuité d’Activité.
Chaque document créé sur ordinateur est copié dans OneDrive ou Sharepoint en temps réel. Chaque version du document est historisée afin de vous permettre un retour arrière si nécessaire. À vous ensuite de décider de la présence « physique » dudit document sur votre disque dur si vous avez besoin de travailler hors connexion. Pour se faire, exploitez les puissantes options de synchronisation et de réplication du logiciel Onedrive présent sur votre machine.
Les possibilités offertes par Office 365 sont très riches et peuvent couvrir de larges besoins fonctionnels, c’est pourquoi nous avons placé cette solution au coeur de nos services et de notre offre. N’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier de notre expertise Office 365.
